Образец должностной инструкции администратора салона красоты 2023 года

Салоны и специалисты

Что нужно знать при написании должностной инструкции

Хотя включение должностной инструкции в пакет трудовой документации в деловой практике является стандартной практикой, параметры с точки зрения законодательства до сих пор не определены. В результате многие компании создают необходимые им инструкции на основе существующих тестов, профессиональных стандартов и руководств по квалификации. Эти примеры инструкций имеют следующую структуру:

  • Основной раздел.
  • Рабочие задания.
  • Ответственность за нарушение.
  • Права специалиста.

Иногда к этим стандартным разделам добавляются еще несколько. Вот список самых популярных разделов дополнений:

  • Рабочие условия.
  • Параметры оценки деятельности специалиста.
  • Официальные связи.
  • Квалификационные требования.

Дополнительные части в основном используются крупными работодателями, которые стремятся как можно больше задокументировать свои отношения с работниками.

С точки зрения дизайна инструкции обычно печатаются на фирменных бланках. Он должен содержать основные атрибуты делового документа: расшифровку подписей, дату создания, правила форматирования текста и так далее

Обратите внимание на следующее! По содержанию инструкции необходимо помнить, что она по сути является приложением к трудовому договору и не должна противоречить его положениям.

Общие положения

Вводная часть, в которой разъясняются основные аспекты работы специалиста. Итак, он описывает:

  • Кто заменяет работника во время его отсутствия.
  • Какими положениями он должен руководствоваться в работе.
  • Каковы требования к его навыкам и опыту.
  • Кому он подчиняется.
  • Кто несет ответственность за его увольнение и назначение.

Обратите внимание на следующее! Перечисленные здесь навыки и квалификация должны позволить вам выполнять задачи, перечисленные в следующем разделе.

Функции

Ключевая часть, описывающая должностные обязанности сотрудника. Если основные функции в основном одинаковы у специалистов одного профиля, то количество второстепенных функций сильно зависит от размера работодателя, сферы его деятельности и других моментов. Так что администратор салона красоты может быть загружен по-разному, в зависимости от того, работает он в небольшом частном заведении или в крупном фирменном заведении.

Ответственность

В данном разделе содержится перечень нарушений, за которые работник может быть привлечен к ответственности. Поскольку наказание может быть определено только после совершения соответствующих административно-правовых процедур, некоторые стандартные пункты здесь обычно приводятся в общем виде, чтобы не конкретизировать меры ответственности.

Права

В этом разделе перечислены права специалиста. Для администратора салона красоты они могут различаться в зависимости от размера, того, входит ли салон в сеть, какова структура управления юридического лица, которому он принадлежит, и других подобных моментов.

После подготовки инструкции она должна быть передана на рассмотрение специалистам. Обычно его проверяет юрист и сотрудник отдела кадров. После учета их корректировок документ попадает на стол директора компании. Сам работник, для которого подготовлена ​​инструкция, знакомится с ней в процессе трудоустройства.

Последним этапом вступления документа в силу является проставление подписей. Обычно подписи требуются от директора, непосредственного руководителя работника и самого наемного работника. В некоторых компаниях подписи могут требоваться и от других лиц, участвующих в процессе согласования инструкций, если этого требуют соответствующие стандарты внутреннего документооборота.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты

1. Основные положения

  1. Администратор салона красоты принимается на свою должность и освобождается от нее по приказу директора фирмы, владеющей салоном.
  2. Администратор салона красоты подчиняется менеджеру сети салонов.
  3. Администратор салона красоты должен соответствовать следующим требованиям, чтобы занять эту вакансию:
    • полное среднее образование, дополненное соответствующими курсами профессионального обучения, или полное среднее специальное образование;
    • опыт работы от 1 года на аналогичной должности.
  4. На время отсутствия администратора салона красоты возложенные на него задачи передаются другому сотруднику, временно назначаемому руководителем сети салонов.
  5. Администратор салона красоты должен разбираться в следующих вопросах:
    • применимые законы и правила, регулирующие индустрию красоты;
    • формы взаимодействия с посетителями заведения;
    • методы разрешения возможных конфликтных ситуаций;
    • стандарты обслуживания клиентов салона;
    • нормы оформления документов, используемых в работе салона;
    • санитарно-гигиенические параметры, которые необходимо поддерживать в салоне;
    • основные методики изучения спроса и услуг конкурентов на рынке салонов красоты;
    • правила учета косметики и других ценностей в салоне;
    • основные параметры разновидностей и марок инструментов, оборудования, косметики, используемых в салоне;
    • принципы взаимодействия с торговыми агентами, представителями поставщиков, работниками инспекционных организаций;
    • персонала работникам салона;
    • нормы пожарной безопасности и трудовой дисциплины;
    • правила взаимодействия с работниками салона;
    • правила работы с офисными программами и компьютером.
  6. За администратором салона красоты следят:
    • законы и нормативные акты Российской Федерации;
    • внутренняя документация компании-владельца салона;
    • содержание данного руководства.

2. Функции

На администратора салона красоты возложены следующие функции:

  1. Обеспечить клиентов приятной атмосферой и вежливым обслуживанием.
  2. Обеспечить оптимальную загрузку сотрудников салона.
  3. Участие в подборе необходимого персонала, а также в разработке мер по поощрению и наказанию сотрудников салона.
  4. Контролировать ситуацию по обслуживанию заказов клиентов и их исполнение.
  5. Быстрое решение проблем, возникающих в работе учреждения.
  6. Консультировать посетителей по интересующим их вопросам в пределах своей компетенции.
  7. Информировать посетителей о скидках, акциях, дополнительных услугах.
  8. Обеспечьте ведение необходимых документов.
  9. Ведение необходимой базы клиентов.
  10. Учет загрузки сотрудников и выполнение ими соответствующих KPI.
  11. Участие в разработке маркетинговых и рекламных мероприятий.
  12. Контроль состояния кабины и оборудования в ней на соответствие необходимым параметрам.
  13. Мониторинг состояния прилегающей территории.
  14. Взаимодействие с посетителями на предмет их удовлетворенности качеством обслуживания, ценами, а также ситуацией с конкурирующими организациями.
  15. Участие в проведении необходимых инвентаризационных мероприятий.
  16. Обеспечить исправность кабины с точки зрения пожарной безопасности и соблюдения санитарно-гигиенических норм.
  17. Отслеживание ситуации с текущими запасами и планируемыми закупками медикаментов, инструментов, приборов.

3. Ответственность

Администрация салона красоты может быть привлечена к ответственности в следующих случаях:

  1. За ущерб, полученный салоном в результате некомпетентных действий, — согласно разделам соответствующего законодательства.
  2. За нарушения законов, нормативных актов, правил — в соответствии с параметрами, установленными уголовным, трудовым и административным законодательством.
  3. За неисполнение обязанностей, изложенных в трудовом договоре и настоящей инструкции, — в соответствии с положениями трудового законодательства и правил компании.

Читайте также: Профессия парикмахер: описание, плюсы и минусы – что делает парикмахер в своей работе

4. Права

Администратор салона красоты имеет следующие права:

  1. Координация деятельности мастеров салона и других сотрудников.
  2. Взаимодействуйте с косметологами, бизнес-менеджерами и другими сотрудниками, чтобы улучшить качество работы салона.
  3. Посещайте собрания персонала, на которых обсуждаются дневные мероприятия в салоне.
  4. Подписывайте документы в зоне вашей ответственности.
  5. Представлять салон при общении с посетителями и иными лицами, в пределах своих обязанностей.
  6. Требовать от сотрудников принятия оперативных мер по устранению выявленных недостатков.
  7. Требовать от руководителей компании создания надлежащих условий труда.

Когда салону нужен администратор

В последние годы при входе в салон красоты часто можно наблюдать отсутствие на стойке регистрации сотрудника компании. Это связано с тем, что некоторые собственники, уменьшив должность администратора из штатного расписания, стараются сэкономить на зарплате, чтобы увеличить прибыль.
Между тем, администратор выполняет в салоне красоты множество функций, а потому его отсутствие способно:

  • уменьшить количество посещающих заведение клиентов, которые могут быть недовольны отсутствием сотрудника, который целенаправленно о них заботится, начиная от простого общения и заканчивая ознакомлением с информацией, касающейся всех аспектов деятельности салона;
  • нарушает правила внутреннего распорядка, так как одной из основных задач администратора, по сути старшей смены, является контроль за работой сотрудников, в частности за соблюдением трудовой дисциплины, а также за выполнением ими своих функциональных обязанностей, например , уборщик производственных помещений или работник, его замещающий, с соблюдением установленных норм (СанПиНами) должны мыть полы не менее 2-х раз в день;
  • увеличить количество конфликтных ситуаций, так как у мастеров нет времени, а иногда и знаний и опыта для их решения, все это чревато ухудшением атмосферы в салоне, что вызовет недовольство посетителей, которых скоро не будет постоянные, но бывшие клиенты.

Это лишь малая часть проблем, которые могут возникнуть из-за отсутствия администратора в салоне красоты.
Но в некоторых ситуациях есть смысл обойтись без администратора, например когда:

  • работа заведения построена на клиентах мастеров, так как уход последних лишит салон их клиентов, в таких случаях нет смысла в дополнительных затратах для администратора;
  • в смену работает не более трех мастеров.

Однако следует понимать, что отсутствие администратора даже в небольшом салоне негативно сказывается на качестве обслуживания посетителей, которые могут уйти к конкурентам, тем более, что дефицита в них в наше время нет. Кроме того, каждой команде нужен лидер. Вот и получается, что владелец должен быть готов взять на себя задачи администратора.

Какие функции входят в обязанности администратора

Как уже было сказано, админка выполняет множество функций. Прежде всего, как лицо салона, он встречает посетителей. Кроме того, он инструктирует персонал, ведает финансовой частью бизнеса, заботится о клиентах, отвечает на их вопросы, а также делает множество вещей, необходимых для нормального функционирования салона.
Работу администратора салона красоты можно условно разделить на 4 блока.

Администрирование

В этом блоке администратор:

  • обеспечивает документооборот;
  • ведет журнал учета рабочего времени посетителей и сотрудников;
  • работа с клиентской базой;
  • организует и проводит ревизии (инвентаризации);
  • контролирует расход и пополнение материалов, а также исправность и стабильную работу всего оборудования;
  • оформляет витрины;
  • организует рабочие места для мастеров;
  • составляет ежедневные отчеты и сводные таблицы для менеджера/владельца.

Кроме того, одной из основных задач, которую должен решить администратор, является проверка чистоты и порядка в холлах и всех подсобных помещениях салона красоты.

2. Общение с клиентами

Админ работает со всеми категориями клиентов: новые, постоянные, бывшие. Общение может быть по телефону, через сообщения мессенджера, лично. В рамках этого блока администратор:

  • ведет предварительный учет;
  • напоминает клиентам о предстоящих посещениях, в случае отказа переносит их на другое время;
  • принимает входящие звонки;
  • при необходимости специально отправлять сообщения потерянным клиентам в мгновенных сообщениях;
  • консультирует по телефону или лично об услугах и товарах, реализуемых салоном;
  • представляет и продает услуги/сопутствующие товары;
  • исследует новых клиентов и вносит их в базу данных.

И конечно же администратор встречает посетителей и помогает им снять верхнюю одежду. Еще одна его обязанность — занять клиента на некоторое время, пока он ждет начала процедуры, беседуя, предлагая чай/кофе/воду, уходит, смотрит определенную телепередачу.

3. Работа с персоналом

Полномочия администратора распространяются и на работу с другими работниками салона красоты, поэтому он:

  • принимает все необходимые меры для создания и поддержания комфортной психологической и рабочей атмосферы в учреждении;
  • мотивирует команду;
  • подбирает кандидатов на вакантные должности и проводит с ними собеседования с руководителем/собственником или самостоятельно;
  • инструктирует сотрудников;
  • организует их обучение и практику;
  • учитывает рабочее время сотрудников;
  • принимает необходимые меры для быстрой и успешной адаптации новичков;
  • контролирует работу других работников и соблюдение ими требований всех нормативных документов, от правил внутреннего трудового распорядка до санитарных правил и норм.

Кроме того, администратор обязательно должен контролировать соблюдение мастерами трудовой дисциплины, а также их внешний вид.

4. Финансовые вопросы

Список обязанностей администратора салона красоты следует дополнить еще одним пунктом – «Финансовые проблемы». В этом блоке администратор:

  • осуществлять кассовые операции;
  • учитывает движение денежных средств;
  • готовит финансовые отчеты;
  • занимается аналитической работой.

Владелец салона может расширить список обязанностей администратора, например, добавить ведение социальных сетей, подготовку/проведение промо-мероприятий.

Что должен знать и уметь администратор

От администратора салона красоты требуются знания:

  • их функциональные обязанности и принципы работы;
  • основные нормативные документы: Трудовой кодекс РФ, санитарные правила и нормы, СП 2.1.3678-20, действующие рекомендации Роспотребнадзора;
  • функции для услуг, а также косметика от брендов, которые продает салон.

Кроме того, администратор салона красоты должен иметь знания основ по таким дисциплинам, как:

  • маркетинг;
  • продажа товаров и услуг;
  • психология (потребительская и межличностная);
  • этика;
  • эстетика;
  • контроль;
  • экономика;
  • планировщик;
  • оформление витрин;
  • дизайн комнаты.

Обратите внимание, что существует несколько требований. Итак, администратор должен уметь:

  • проведение бесед с клиентами на интересующие их темы;
  • создавать планы, шпаргалки для мастеров, например, с описанием услуг и сопутствующих товаров;
  • вести переговоры с партнерами.

И консультировать клиентов по всем услугам/товарам, продаваемым салоном.

Способы оплаты труда сотрудникам

Рассмотрим наиболее важные системы оплаты, применяемые в салоне красоты.

Почасовая заработная плата

Недостаток этой модели в том, что мастера в этом случае могут быть не заинтересованы в продуктивности своего труда, многие будут работать усерднее, чем их менее продуктивные коллеги, но им не будут платить за дополнительные усилия. Стимулирования качества работы мастеров нет. Нет стимула к допродаже. Такая система оплаты может быть эффективна только для бюджетных салонов с четкой регламентацией и нормированием работы мастера и, на наш взгляд, малопригодна.

Работа за процент

Этот вариант не включает базовую заработную плату или только небольшую почасовую заработную плату. Вместо этого этот вариант дает ремесленникам высокую комиссию за клиентов, которых они приводят, и за продукты, которые они продают. Комиссионная структура оплаты поощряет сотрудников работать усерднее и продавать больше.

К сожалению, у этой системы есть и недостатки. Например, перед новогодними праздниками мастера часто физически не успевают обслужить всех клиентов, а в январе сидят без работы, причем практически без оплаты.

224648-P1BLMX-191%20(1)%20(1).jpg

Как правило, в РФ заработная плата мастеров салонов красоты составляет лишь процент от заработка каждого мастера. Бывает, что на испытательном сроке, то есть пока мастер набирает клиентскую базу, салон предлагает мастеру меньший процент от дохода, но и небольшую почасовую оплату.

Средний процент от стоимости заказа для мастера 30-40%, на собственных материалах — около 50%. Бывают случаи, когда мастерам предлагают даже 75% при работе с салонными материалами, но такие истории редки, касаются эксклюзивных мастеров и в любом случае не очень выгодны владельцам салонов.

Процент от условной прибыли

Третий вариант начисления заработной платы мастерам – выплата процента от условной прибыли заказа, то есть из дохода вычитается стоимость расходных материалов. При таком варианте оплаты у мастера есть мотивация не только увеличить доход, но и сэкономить косметику для процедур. Метод практичен, но рассчитать периодизации сложнее других, так как необходимо вести учет косметических средств, используемых каждым мастером.

Расчет по ключевым показателям эффективности

Такой расчет является периодизацией для мастера при выполнении им различных задач. Например, выполнение определенного плана по доходам, где при переполнении плана процент увеличивается ступенчато. Кроме того, мастер получает оплату за работу с новыми клиентами, удержание клиентов, удовлетворенность клиентов от оказанной услуги и так далее.

Это самая удобная система оплаты как для владельцев салонов, так и для мастеров. Однако такая система должна быть полностью разработана индивидуально для каждого бизнеса и полностью понятна самим мастерам, только это обеспечивает ее эффективность.

Система аренды рабочего места

В этом случае салон сдает рабочие места парикмахерам, стилистам, мастерам маникюра и другим работникам за вознаграждение. Такая система освобождает владельцев салона красоты от поиска клиентов, контроля деятельности мастеров и многих других забот, обеспечивая при этом стабильный доход, но при этом практически невозможно развивать салон, так как каждый мастер занимается только со своим клиентом. Такая система также не позволяет четко следить за качеством предоставляемых услуг и контролировать бережное отношение к имуществу салона. К тому же рентабельность такого бизнеса обычно не высока, что, как мы писали, компенсируется стабильностью.

Выбор платежной системы очень важен и должен решаться в каждом конкретном случае в зависимости от ценового сегмента салона красоты, его имиджа и суммы инвестиций.

Дополнительные способы мотивации сотрудников салона красоты

  1. Создайте позитивный климат. В первую очередь нужно создать позитивный климат в коллективе. Это касается как межличностных отношений, так и создания приятной рабочей обстановки. Убедитесь, что у ваших сотрудников есть комната отдыха, где они могут уделить несколько минут, чтобы расслабиться и выпить чашечку чая или кофе. Хотя бы изредка устраивайте совместные мероприятия за счет компании. Проверить отсутствие межличностных конфликтов в коллективе. Помните, что каждый чемпион в вашей команде уникален, и относитесь к ним с уважением. Помните, что именно они зарабатывают для вас деньги и гарантируют, что к вам придут постоянные клиенты.
  2. Обучайте и развивайте своих сотрудников. Предоставление регулярных возможностей для профессионального развития расширит навыки и повысит профессионализм мастеров. Для небольшого салона довольно накладно отправлять мастеров на обучение за свой счет, особенно с пониманием того, что после перехода на более высокий профессиональный уровень сотрудник может попросить прибавку к зарплате или перейти в салон более высокого класса. Для самого работника тоже не всегда приемлемо отдавать свою месячную зарплату на прохождение курса. Найдите компромисс. Например, предоставить сотруднику рассрочку на оплату курсов с сохранением минимальной заработной платы на время курса.
  3. Ставьте перед сотрудниками цели и вознаграждайте сотрудников за их достижение.
  4. Поощряйте здоровую конкуренцию — в финансовом и моральном плане.

Используя эти правила, вы сможете создать в своем салоне красоты отличный коллектив, но в любом случае некоторая текучесть кадров все равно будет, что является нормальным явлением для такого бизнеса.

Требования

Специалисты обсуждаемой профессии, которой можно обучиться во многих российских вузах, являются представителями администрации салонов красоты, поэтому к ним предъявляются особые требования.
Итак, администратор должен:

  • разбираться в услугах, предлагаемых салоном, а также в продаваемой им косметике;
  • иметь организаторские способности;
  • уметь правильно организовать рабочий процесс, пользоваться ПК, смартфоном/планшетом;
  • имеет опыт работы с базами данных, социальными сетями;
  • знать программу для ЭВМ «Microsoft Excel».

Некоторые владельцы салонного бизнеса требуют от администраторов умения работать с программой 1С:Бухгалтерия или с ее аналогами.
Особые требования предъявляются к личным и деловым характеристикам людей обсуждаемой профессии. Итак, они должны быть:

  • ответственный;
  • социальное;
  • дружелюбно;
  • вежливый;
  • стрессоустойчивый.

А также иметь широкий кругозор, чтобы иметь возможность вести беседы с клиентами практически на любые темы.
И конечно, хороший администратор салона красоты, работающий в индустрии красоты, фактически являющийся лицом своего заведения, должен иметь приятную презентабельную внешность, то есть быть:

  • аккуратный;
  • ухоженный;
  • соответствовать;
  • модно, но не кричаще одет.

А у администратора должна быть грамотная речь. Сотрудник с перечисленными знаниями, навыками и умениями может считаться лучшим администратором.

Как выбрать администратора

Вашему салону красоты нужен администратор? Как выбрать среди множества кандидатов, кто станет отличным сотрудником? Ориентируйтесь на следующие критерии:

  • образование, которое должно быть не ниже среднего, а в идеале – высшего профиля;
  • опыт;
  • смотреть;
  • компетентность;
  • личные качества.

Действенными инструментами при выборе будущего администратора из числа кандидатов, желающих устроиться в ваш салон, станут:

  • разговоры;
  • небольшой тест на умение «решать» конфликтные ситуации;
  • деловая игра: пусть соискатель попытается «продать» вам известный косметический продукт.

Ну а после того, как выбор сделан, следует позаботиться о том, чтобы максимально упростить работу администратора, повысить эффективность. Для решения этой проблемы воспользуйтесь услугами электронного помощника Валеры — алгоритм, разработанный Callmart».
Этот идеальный во всех отношениях сотрудник возьмет на себя 90% функций администратора, став надежным помощником руководителя/собственника, и одновременно администратором и IT-специалистом».
Валера определит:

  • клиенты, которые записались на определенную процедуру, а потом отказались от нее, после чего обязательно предложат записаться на другое время;
  • пропущенные звонки и убедиться, что администратор/менеджер перезванивает абоненту;
  • причины утечки клиентов и их возврата в салон;
  • отправлять сообщения в мессенджер;
  • напоминает клиентам о приближающейся дате следующего визита;
  • подготовка ежедневных отчетов и сводных таблиц.
Оцените статью
Блог о прическах и стрижках
Adblock
detector